С 17 сентября 2023 года вступил в действие Приказ Федерального архивного агентства от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», согласно которому регламентирован новый порядок хранения, комплектования учета и использования документов. Новые Правила заменили Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 и с указанной даты не применяются на основании соответствующего приказа Минкультуры России от 08 августа 2023 г. № 2367.
В новых Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила) предусмотрено, что для государственных органов и органов местного самоуправления создание архивов – это обязанность, для других организаций – право. Архив государственного органа, органа местного самоуправления, организации создается как структурное подразделение (в т. ч. в его составе). Государственные органы могут создавать архивы в форме юридического лица.
Порядок деятельности архива определяется локальными нормативными актами. Напомним, что Примерное положение об архиве организации утверждено приказом Росархива от 11.04.2018 № 42. Этот документ организации могут взять за основу при разработке своего Положения об архиве, которое утверждается руководителем организации.
Требования к комплектованию дел и хранению документов на бумажных носителях существенно не изменились, при этом сроки хранения документов также не изменились. По сравнению с ранее действовавшими Правилами, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, в новых Правилах подробнее рассмотрены: порядок проведения экспертизы ценности документов и оформления ее результатов; правила хранения, комплектования и учета электронных документов; порядок хранения, комплектования и учета аудиовизуальных документов; порядок передачи документов на хранение в архив; требования к помещениям, в которых должен размещаться архив.
Теперь работодатель может передать архивные документы на хранение организации, для которой такая деятельность является уставной (например, в государственный (муниципальный) или частный архив). Для этого необходимо заключить договор возмездного оказания услуг с такой организацией. В ранее действовавших Правилах это не было предусмотрено.
Кроме того, Росархив утвердил новые формы документов: номенклатуру дел организации; номенклатуру дел структурного подразделения организации; акт о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению; опись электронных документов; опись дел по личному составу; книгу учета поступления и выбытия дел, документов; акт приема-передачи архивных документов в организацию, осуществляющую деятельность по хранению документов; и т. д. Указанные формы документов – рекомендуемые. Поэтому организации могут использовать их или разработать собственные формы, которые они будут использовать при хранении документов.
Руководителей организаций являющихся источниками комплектования муниципального архива просьба организовать работу по внедрению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. № 77.
Приказы опубликованы на официальном сайте Федерального архивного агентства и на «Официальном интернет-портале правовой информации» https://arhives.gov.ru/dokuments/prik77_2023.shtml https://arhives.gov.ru/dokuments/ministry-orders/prik_2367_2023.shtml.
Архивный отдел администрации Степновского
муниципального округа Ставропольского края